Retenção de Dados

TABELA DE RETENÇÃO DE REGISTROS E DADOS PESSOAIS SINCRONIZA EDUCAÇÃO

A Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), em todo o seu texto, deixa evidente que o tratamento dos dados pessoais deverá ser realizado para fins legítimos, explícitos e informados aos titulares, e que, após o término do tratamento dos dados pessoais, estes deverão ser eliminados.

O armazenamento excessivo de dados pessoais, de maneira injustificada, configura infração à LGPD e poderá ser um fator agravante à possibilidade de incidentes de segurança. Dessa forma, quando não for mais possível justificar o armazenamento dos dados pessoais (seja por um projeto que ainda está ativo, seja por uma obrigação legal ou regulatória, entre outras razões), eles deverão ser eliminados ou anonimizados.

Posto isso, a Sincroniza Educação criou a presente  Tabela de Retenção de Registros e Dados Pessoais, cujo objetivo é garantir a padronização do período de armazenamento e retenção de dados pessoais e demais registros. Esta tabela deverá ser de conhecimento de todas as colaboradoras da Sincroniza Educação, que deverão inteirar-se sobre ela e aplicá-la em todas as suas atividades realizadas em nome da Sincroniza Educação.

Para tanto, trazemos abaixo alguns conceitos preliminares, extraídos da própria lei e que vão auxiliar na interpretação da tabela e em sua aplicação prática: 

Dado Pessoal	Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável
Dado Pessoal Sensível	Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à orientação sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural
Dado Anonimizado	Dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento
Titular	Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento
Bloqueio	Suspensão temporária de qualquer operação de tratamento, mediante guarda do dado pessoal ou do banco de dados
Eliminação	Exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado
Consentimento	Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada
Finalidade	Realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades
Adequação	Compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento
Necessidade	Limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados
Livre Acesso	Garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais
Qualidade dos Dados	Garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento
Transparência	Garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial
Segurança	Utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas que resultem na destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão dos dados
Prevenção	Adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais
Não Discriminação	Impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos
Responsabilização e Prestação de Contas	Demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas

Feitos tais esclarecimentos prévios, encontrem a seguir a tabela de tempo de retenção de registros e dados pessoais.

 

TABELA DE RETENÇÃO DE PROCESSOS QUE CONTÊM DADOS PESSOAIS

Tipos de Registros Comuns	Período de retenção	Forma de descarte
DADOS PESSOAIS ENVOLVIDOS NOS PROJETOS Todos os projetos, independentemente do assunto	3 anos após a conclusão/encerramento do projeto	Eliminação pela Sincroniza Educação ou a qualquer tempo a pedido do titular.
ARQUIVOS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Relatórios e resumos executivos para a alta gerência; documentos de planejamento departamental	10 anos após a elaboração do relatório	Eliminação pela Sincroniza Educação.
AUTORIZAÇÕES E LICENÇAS – ATIVAS Caso haja instrução expressa de autoridade reguladora/entidade para determinadas licenças concedidas, considerar o prazo específico	10 anos após a cessação da autorização/licença	Eliminação pela Sincroniza Educação.
DOCUMENTOS IMOBILIÁRIOS	10 anos após o encerramento do contrato de aluguel/obrigação imobiliária existente	Eliminação pela Sincroniza Educação.

Comunicações	Período de retenção	Forma de descarte
CONTEÚDOS DE VÍDEOS OU FOTOGRAFIAS Vídeos e fotografias internas e externas	10 anos após a publicação	Eliminação pela Sincroniza Educação.
SOLICITAÇÕES PELA INTERNET Consultas ao site da Sincroniza e por redes sociais	– 3 anos após o contato para casos em que haja maior interação – 1 ano após o contato para casos em que haja menor interação	Eliminação pela Sincroniza Educação.
COMUNICAÇÕES COM OS FUNCIONÁRIOS	5 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
CORRESPONDÊNCIA COM CLIENTES Correspondência interna, externa, recebida e enviada de forma on-line e off-line, por e-mail, pelo correio	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação ou a qualquer tempo a pedido do titular.
CORRESPONDÊNCIA INTERNA Comunicação de conveniência pessoal, e-mails e outros tipos de correspondência de natureza pessoal  O ideal é que os funcionários evitem qualquer tipo de comunicação profissional por suas contas pessoais.	6 meses	Eliminação pela Sincroniza Educação.
NEWSLETTERS Se a correspondência contiver dados pessoais (depoimentos, nomes ou outras informações que identifiquem colaboradores/usuários/etc.)	3 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação.
PUBLICAÇÕES EXTERNAS	10 anos após a publicação	Eliminação pela Sincroniza Educação.
PUBLICAÇÕES INTERNAS	10 anos após a publicação	Eliminação pela Sincroniza Educação.
DECLARAÇÕES E POLÍTICAS Política corporativa, Política de privacidade, Políticas com funcionários etc.	10 anos da descontinuidade da política em questão	Eliminação pela Sincroniza Educação.

Comercial	Período de retenção	Forma de descarte
CLIENTES	5 anos a partir do fim da relação com o cliente	Eliminação pela Sincroniza Educação.
PROSPECÇÕES	5 anos após o contato	Eliminação pela Sincroniza Educação.
CONTRATOS  Reter um contrato ou acordo executado de uma maneira ou formato que seja juridicamente vinculativo. Reter rascunhos de negociação de contrato importantes somente se forem para esclarecer ambiguidades significativas no contrato final.	5 anos após o contrato se tornar inativo, salvo se houver previsão expressa no contrato para eliminação dos dados	Eliminação pela Sincroniza Educação.
CONTRATO SOCIAL E DEMAIS DOCUMENTOS SOCIETÁRIOS	3 anos após o desligamento dos sócios/encerramento das atividades societárias	Eliminação pela Sincroniza Educação.
ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE E DIVULGAÇÃO DE FOTOGRAFIAS Isenção de responsabilidade e liberação de fotografias assinadas permitem à Sincroniza usar interna e/ou externamente foto, imagem e vídeo de um indivíduo, comumente usados para marketing e demais fins comerciais, divulgados na internet, mídias sociais e demais publicações.	10 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação.
REGISTROS DE PUBLICIDADE – ATIVOS/INATIVOS Documentação e material referente às campanhas de marketing e promoções.	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação.
PLANEJAMENTO COMERCIAL  Considerando que, normalmente, tais planejamentos são revisados a cada ano.	Anonimização de dados após 1 ano	Eliminação pela Sincroniza Educação.
LICENÇAS DE SOFTWARE	10 anos da cessação do uso do software	Eliminação pela Sincroniza Educação.
CERTIFICADOS DE REGISTRO DE MARCA, PATENTE, SOFTWARE OU OUTROS ATIVOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL DE TITULARIDADE PRÓPRIA	10 anos do fim da vigência do direito	Eliminação pela Sincroniza Educação.

Recursos Humanos e Contabilidade	Período de retenção	Forma de descarte
ARQUIVOS DE COLABORADORES Requisições, currículos, formulários de inscrição, histórico de curso universitário, educação, treinamentos, contatos de emergência	10 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
FORMULÁRIOS DE FÉRIAS Formulários/certificados de férias e feriados. Solicitação de férias e feriados.	10 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
MATERIAIS DE TREINAMENTO/CURSOS – ATIVOS Materiais de treinamento formais ativos e conteúdo de cursos internos	10 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
REGISTROS DE ENTREVISTA – CONTRATADOS Registros das entrevistas com funcionários, estagiários e demais colaboradores	10 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
REGISTROS DE ENTREVISTA – NÃO CONTRATADOS Registros das entrevistas com funcionários, estagiários e demais colaboradores	Até 2 anos após a entrevista	Eliminação pela Sincroniza Educação ou a qualquer tempo a pedido do titular.
REGISTROS DE BANCO DE TALENTOS DE CANDIDATOS Registros de currículos de candidatos	Até 2 anos após o recebimento	Eliminação pela Sincroniza Educação ou a qualquer tempo a pedido do titular.
REGISTROS E FOLHA DE PAGAMENTO	10 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
REGISTROS DE SAÚDE DO FUNCIONÁRIO E BENEFICIÁRIOS	10 anos após o desligamento	Eliminação pela Sincroniza Educação.
REGISTROS DE ORÇAMENTO Documentação de suporte para os orçamentos em cada projeto	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação.
REGISTROS BANCÁRIOS Extratos bancários e comprovantes	10 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação
ARQUIVOS E AUDITORIAS SOBRE IMPOSTO DE RENDA	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação
DÉBITOS/CRÉDITOS GERAIS	10 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação
DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS CONSOLIDADAS Balanço patrimonial, relatórios de declaração de renda etc.	5 anos após o exercício financeiro	Eliminação pela Sincroniza Educação

Segurança	Período de retenção	Forma de descarte
POLÍTICAS/PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA Políticas, boletins e demais relatórios	10 anos da descontinuidade da política em questão	Eliminação pela Sincroniza Educação
RESPOSTAS AOS INCIDENTES DE SEGURANÇA	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação
REGISTROS DE SEGURANÇA Manutenção de sistemas, segurança da informação, inspeções e treinamento dos colaboradores.	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação
APÓLICES DE SEGURO	10 anos após a finalização da contratação do seguro	Eliminação pela Sincroniza Educação

Tecnologia da Informação	Período de retenção	Forma de descarte
LOGS DE ACESSO AO WEBSITE	1 ano	Eliminação pela Sincroniza Educação
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DA TI  Relatórios de análise da rede, planos, projetos, relatórios, apresentações, diagramas, entre outros.	5 anos	Eliminação pela Sincroniza Educação

ELIMINAÇÃO PELA SINCRONIZA EDUCAÇÃO

Ao final do período de temporalidade de armazenamento e desde que não exista uma razão válida para a manutenção das informações, os dados pessoais mantidos em cópias físicas serão destruídos como resíduo confidencial e aqueles mantidos eletronicamente serão eliminados dos sistemas da Sincroniza Educação e de terceiros contratados.

Existência de processos judiciais ou administrativos ou mesmo investigações em andamento são motivos válidos para manutenção dos dados na base da  Sincroniza Educação e, nesses casos, independente de consentimento, o período de armazenamento poderá ser prorrogado.

Acaso a  Sincroniza Educação tenha o interesse em estender o prazo de armazenamento e não se enquadrando o caso nos casos acima de excludente de consentimento, deverá notificar os titulares dos Dados Pessoais formalmente e com antecedência razoável da data de término do período de retenção, de forma a renovar o consentimento no tratamento.

Na hipótese do titular dos dados pessoais optar por exercer seu direito de eliminação dessas informações, seus dados pessoais deverão ser descartados prontamente pela  Sincroniza Educação, excetuadas as hipóteses de cumprimento de obrigação legal ou regulatória. 

 

CONTATO COM O ENCARREGADO (DPO)

Os titulares dos dados tratados pela Sincroniza Educação podem exercer seus direitos durante todo o período de tratamento e suas solicitações serão respondidas em conformidade com a forma e prazos exigidos pelas normas aplicáveis.

O titular, ao formalizar uma solicitação sobre seus dados pessoais, deve indicar claramente seu nome completo, inserir uma cópia de um documento de identificação e indicar o endereço ou e-mail para o qual a resposta deve ser enviada.

O Encarregado pode ser contatado por meio do formulário de atendimento ao titular de dados ou pelo e-mail: [email protected].

 

ATUALIZAÇÃO DESTA POLÍTICA

A Sincroniza Educação se reserva ao direito de alterar ou atualizar esta Política a qualquer tempo.

A versão mais recente desta política data de 10/05/2023.