Como a equipe da Sincroniza gere seu tempo para ser produtiva?

Casa, trabalho, estudo, tarefas individuais e coletivas, gestão de resultados, rotina pessoal e profissional – colocar tudo isso na ponta do lápis e priorizar o que é preciso fazer tem sido cada vez mais desafiador, especialmente no contexto do isolamento social.

Na Sincroniza, já tínhamos experiência com gestão remota (temos colaboradores e projetos que estão no Brasil todo), mas sentimos que poderíamos aprender e compartilhar ainda mais sobre produtividade e gestão do tempo. Por isso, dedicamos dois encontros formativos de equipe para discutir esses temas, compartilhar aprendizagens e melhorar nossos processos.

No primeiro encontro, em abril, nosso formador Victor Menna compartilhou alguns aprendizados sobre fluxo de trabalho e conhecemos técnicas e ferramentas de gestão de tempo, foco, planejamento e execução.

Aprendemos que, além de termos objetivos claros para cada atividade e projeto, é importante utilizar estratégias de priorização de tarefas. A Matriz de Eisenhower, por exemplo, tornou-se uma das mais populares entre nossos colaboradores:

Esquema de Diogo Oliveira no blog Soften Sistemas

A matriz, também conhecida como Urgência x Importância, pode ajudar no que devemos fazer imediatamente ou o que podemos delegar a outra pessoa. Por exemplo, o que é urgente, mas não importante, pode ser compartilhado com quem tem menos demandas.

Além disso, aprendemos algumas técnicas e ferramentas de gestão de tempo, foco, planejamento e execução. A técnica ‘Pomodoro’ é uma das mais utilizadas por nossa equipe, na qual o tempo é dividido em ciclos de foco e pausas para descanso da tarefa. Para além do relógio ou do timer, hoje existem apps (como o Focus Keeper) e extensões de navegador (o Strict Workflow é um exemplo) para apoiar no controle do tempo – e até evitar que você acesse sites fora do escopo da tarefa durante o período de foco.

Uma das grandes fichas que caiu para o time foi o entendimento de que muitas vezes chamamos de tarefa uma atividade que, na verdade, é composta por um conjunto de tarefas – ou seja, trata-se de um projeto. Isso faz com que a gente, às vezes, não consiga iniciar a execução da atividade, ou trave em um processo no meio dela. Identificar os projetos e subdividi-los em tarefas e etapas exequíveis pode ajudar muitos casos de procrastinação e até reduzir a ansiedade no trabalho. Descobrimos isso ao estudar outra matriz de priorização, a de Esforço x Impacto.

Esquema de Victoria Haidamus no blog Officeless

Alguns aplicativos que usamos e que podem ajudar na gestão de equipe e tarefas são o Trello e o Monday. O Todoist também é utilizado por aqui para gestão de tarefas.

Em nosso segundo encontro, em maio, compartilhamos o que deu certo e também ajustamos os fluxos de trabalho coletivos de nossos principais projetos, além de nosso setor administrativo.

Concluímos que é difícil, mas importante estabelecer um fluxo individual e do grupo de trabalho, compartilhando sempre o que funciona ou não em cada projeto. Não podemos ficar ansiosos, pensando que vamos “perder tempo” construindo nossa agenda em vez de estar, de fato, executando determinada ação. Planejar pode poupar muito do tempo e esforço mais tarde!